Принятие решения на любом уровне управления всегда опирается на информацию. Особенности управленческой информации на предприятии связаны с организацией ее автоматизированной обработки, что влияет на ее организацию и классификацию. Информация в управлении представлена в информационных системах.

В большинстве случаев информация собирается, передается и обрабатывается с помощью знаков, которые могут передавать информацию при наличии соглашения об их смысловом содержании между источниками и приемниками информации. Набор знаков, для которых существует соглашение, называется знаковой системой. Однако информация как знаковая система может существовать только в определенной предметной области (финансы, кадры, техника, технология) .

Заданная область определяет тип предметной области и, соответственно систему знаков, которая характерна только для данной области. Для всех областей будет существовать своя знаковая (информационная) система.

По возможности числовой оценки полученных данных, различают такие виды информации, как количественная и качественная . Количественная информация позволяет выразить в конкретных числовых величинах сведения о состоянии исследуемых объектов: объем выпуска, доля рынка, число занятых, размеры инвестиций Качественная информация позволяет описать состояние исследуемых объектов в качественных характеристиках: состав потребителей по полу и возрасту, социальному положению и месту жительства, способы приобретения и виды товаров и характер потребительского поведения, отношение специалистов к предмету исследования (рост - снижение, нравится - не нравится), описание приемов деятельности.

По периодичности возникновения и получения данных информация может быть: Постоянная - отражает стабильные и длительное время не меняющиеся факторы среды Переменная - показывает фактические количественные и качественные характеристики функционирования как системы в целом, так и ее отдельных элементов. Эпизодическая - формируется по мере надобности, например, если понадобятся дополнительные данные о конкурентах и оценки возможности изменения цен реализуемых товаров. По назначению выделяется : Справочная информация - носит ознакомительный, вспомогательный характер, отражает относительно стабильные признаки исследуемых объектов и представляется в виде системы справочников по организациям, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам.

Рекомендательная информация - формируется в результате специальных исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и коммерческих базах данных. Она содержит, например, прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора рынков.

Сигнальная информация - возникает в ходе появления отклонений фактического поведения объектов среды от запланированного. Нормативная информация - включает нормы и нормативы различных элементов текущей деятельности организации, а также нормативные законодательные акты.

Регулирующая информация - отражает соответствующие мероприятия, выполняющиеся после установления причин отклонений с целью их устранения.

В соответствии с источниками получения различается : Первичная информация - информация, собранная впервые для какой-либо конкретной цели. Первичная информация формируется непосредственно в процессе «лабораторных» или «полевых» исследований, в результате опроса (интервьюирование или анкетирование) наблюдения, эксперимента или имитационного моделирования. Вторичная информация - информация, которая уже где-то существует, будучи собранной ранее для других целей.

В соответствии со средой организации, из которой она была получена, информация делится на внешнюю и внутреннюю : Внешняя - та, которая поступает из внешней среды, характеризуя её состояние. Внутренняя - поступает из внутренней среды, характеризуя её состояние.

По степени открытости выделяется . Открытая информация - та, которая находится в свободном доступе. Закрытая информация - та, доступ к которой ограничен. По статусу различается. Официальная информация - та, которая содержится в официальном заявлении представителя организации, подкреплена подписью должностного лица и печатью организации, за её достоверность несут ответственность должностные лица организации. Нефициальная информация - та, которая заявлена в неофициальном порядке, личное мнение гражданина.

Управленческая информация предприятия объемна. Управление производственными, технико-технологическими, социальными и социально-экономическими процессами предприятия требует объемной системы показателей, характеризующих данные процессы .

Управленческая информация предприятия специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов .

Управленческая информация предприятия циклична. Для большинства производственных, технико-технологических, социальных и кадровых процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (это позволяет созданным программам обработки информации пользоваться многократно .

Управленческая информация предприятия отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных (денежных) показателей .

Управленческая информация предприятия специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (сортировка, отбор)операции, а результаты обработки представляются в виде текстовых (аналитических) документов, таблиц, диаграмм и графиков .

Классификацию управленческой информации можно проводить по различным критериям.

• · По источникам возникновения. Информация бывает первичная производная.
• · По способу фиксации информация бывает устная и документированная. По характеру фиксации данных информация бывает фиксируемая не фиксируемая
• · По направлению движения различают входящую и исходящую информацию.
• · По стабильности различают оперативную, переменную и условно-постоянную информацию.
• · По общим функциям управления бывает плановая, учетная, аналитическая, регулирующая, координирующая информация.
• · По конкретным функциям управления различают производственно-
• · технологическую, бухгалтерскую, планово-экономическую, кадровую, сбытовую информацию.
• · По времени возникновения различают информацию о прошлых событиях, о текущих событиях, o будущих событиях.

К дополнительным признакам классификации управленческой информации предприятия можно отнести следующие .

• 1). Принадлежность (отношение) к данной системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные (договора предприятия с заказчиками), внутренние (план выпуска продукции цехом) и выходные (платежное поручение в банк).
• 2) Признак времени. Относительно времени события делятся на перспективные (о будущих событиях и процессах) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация (например, финансовый план). Ко второму - учетные данные.
• 3) Функциональные признаки. Первый функциональный признак классифицирует информацию по функциональным подсистемам предприятия (например, информация о трудовых ресурсах).

Классификация информационных систем управления (ИС) зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования объекта управления и его организации, степени автоматизации управления.

Базовыми классификационными признаками информационных систем управления являются следующие .

• 1. Уровень в системе управления (например, федеральный, региональный, муниципальный).
• 2. Область функционирования объекта управления (экономическая, социальная и иные сферы).
• 3. Виды процессов управления (технологические, экономические, кадровые, сбытовые процессы на предприятии).
• 4. Степень автоматизации информационных процессов (от ручной информационной системы до полной автоматизации управленческого процесса).

Существует классификация и по информационным критериям .

• 1. Характер обработки информации.
• 2. Масштаб и интеграция компонентов информационной системы.
• 3. Информационно-технологическая архитектура информационной системы.

По характеру обработки информации и сложности алгоритмов обработки информационные системы принято делить на два больших класса .

• 1. Информационная система для оперативной обработки данных. Это традиционные информационной системы для учета и обработки первичных данных большого объема с применением алгоритмов, фиксированной структуры базы данных (БД).
• 2. Информационной системы поддержки и принятия решений. Они ориентированы на аналитическую обработку больших объемов информации, интеграцию разнородных источников данных, использование методов и средств аналитической обработки (моделирование, методов прогнозирования и экстраполяции).

Возможна и системно-структурная классификация. Структура информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть, компонент системы, выделенный по какому-либо признаку .

• 1. Функциональные подсистемы. Данный класс выделяется в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. Например, в автоматизированный комплекс «Управление предприятием» входят следующие функциональные подсистемы: управление производством, управление персоналом, управление складом, управление финансами.
• 2. Предприятие. По отдельным функциональным направлениям могут выделены программы «Бухгалтерский учет», «Сбыт», «Финансы», «Персонал».

Другой функциональный признак разделяет ИС на два вида .

• 1. Информационно-поисковые системы (ИПС).
• 2. Системы обработки данных (СОД).

В системах организационного управления выделяют экономическую информацию, связанную с управлением людьми, и техническую информацию, связанную с управлением техническими объектами.

Экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. В связи с тем, что экономическая информация большей частью связана с общественным производством, ее часто называют производственной информацией . Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и относительно несложных математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Структурной единицей экономической информации является показатель. Он может быть представлен в виде:

П = (Нп*Зп),

Нп -- наименование показателя; Зп -- значение показателя . Показатель представляет собой контролируемый параметр экономического объекта и состоит из совокупности реквизитов. Реквизит имеет законченное смысловое содержание и потребительскую значимость. Таким образом, реквизит -- это логически неделимый элемент показателя, отражающий определенные свойства объекта или процесса. Реквизит нельзя разделить на более мелкие единицы без разрушения его смысла. Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-признак характеризует смысловое значение показателя и определяет его наименование. Реквизит-основание характеризует, как правило, количественное значение показателя (вес, стоимость, норма времени) .

Слово «функция» в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение».

Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.

Функции управления - специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решения, придание ему формы и доведение до исполнителей.

Функции управления характеризуются следующими свойствами:

· осуществляются в каждой производственной системе и на каждом уровне управления;

· присущи управлению любой организацией;

· разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности

· их выполнения во времени;

· относительно самостоятельны и в то же время тесно взаимодействуют.

В научной литературе, как иностранной, так и отечественной существуют различные точки зрения на классификацию функций управления, хотя, в сущности, они отличаются лишь по отдельным параметрам. Например, Е.П. Голубков выделяет такие функции, как:

· определение целей и задач деятельности организации;

· планирование;

· организация;

· мотивация;

· координация и регулирование;

· учет, анализ и контроль. Голубков Е.П. Менеджмент. М., 1993. С. 11.

В свою очередь М. Мескон относит к функциям управления следующие виды деятельности:

· стратегическое планирование;

· планирование реализации стратегии;

· организация взаимодействия и полномочий;

· построение организаций;

· мотивация. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1995. С. 20.

Охарактеризовать функции управления можно следующим образом:

Функции управления	Операции
Планирование	Выполнить прогнозирование. Определить цели. Разработать стратегию. Наметить программу действий. Рассчитать сроки и стандарты. Определить источники финансирования. Разработать политику и процедуры
Организация	Разработать организационную структуру. Передать полномочия. Определить отношения к работе. Разработать процесс принятия решения. Определить коммуникации.
Мотивация	Выяснить потребности персонала. Определить способы стимулирования, позволяющие удовлетворить потребности каждого сотрудника
Контроль	Определить стандарты результатов. Обеспечить их измерение. Провести оценку результатов. Осуществить их корректировку. Учесть поведенческую сторону контроля
Маркетинговая деятельность	Определить миссию и социальную ответственность организации. Изучать и формировать потребности в товарах и услугах
Инновационная деятельность	Обеспечить гибкую организационную структуру. Создать аналитический отдел, способный улавливать слабые сигналы из внешней среды. Формировать предпринимательский тип организационного поведения. Создать систему поддержки новаторов.
Развитие человеческих ресурсов	Обеспечить набор и отбор персонала. Разработать «философию фирмы», в том числе кодекс делового поведения персонала. Осуществить планирование карьеры. Ежегодно проводить аттестацию персонала. Разработать программу обучения и развития.
Управленческое консультирование	Обеспечить диагноз организационных патологий и дисфункций управления. Разработать план по их преодолению.

В практике управления различают два вида функций управления: основные и конкретные.

К основным функциям управления можно с полным основанием отнести весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование, организация, планирование, мотивация, контроль, учет анализ, подготовка и принятие управленческих решений.

Функция планирования состоит в определении целей организации и выработке мер по их достижению. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.

Функция организации деятельности состоит в создании структуры управления предприятием, определении заданий подразделениям, установлении порядка их взаимодействия, подборе людей для конкретной работы, наделении их полномочиями и ответственностью. Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность всех других функций управления.

Функция координирования направлена на достижение согласованности и гармоничности в совместной деятельности всех элементов (направлений деятельности, подразделений, служб, отделов, подсистем) предприятия. Функцию координирования совместной деятельности можно назвать «настройкой системы».

Функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений от заданного режима работы организационной системы. Применяется в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.

Функция мотивации состоит в побуждении персонала к эффективной добросовестной деятельности для достижения целей организации. Направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждения за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.

Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям.

Функция учета деятельности реализуется для получения всесторонней информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и др.). Состоит в измерении, регистрации и группировке данных, характеризующих объект управления. Различают учет бухгалтерский, оперативный и статистический.

Функция анализа деятельности состоит в комплексном изучении деятельности предприятия с помощью аналитических и экономико-математических методов в целях объективной ее оценки, определения узких мест в развитии организации и возможных путей улучшения сложившегося положения. Важная задача анализа - установить степень выживаемости фирмы, ее способности противостоять внешним и внутренним дестабилизирующим факторам.

Функция принятия решений заключается в выборе, который должен сделать руководитель для выполнения должностных обязанностей. С помощью управленческих решений реализуются все перечисленные выше функции управления.

Конкретные функции управления как более обособленные, самостоятельные области профессиональной деятельности применительно к новым условиям хозяйствования занимают ключевые позиции. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства.

Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность выпускаемого продукта. Функции управления способствуют налаживанию и успешному функционированию всех подразделений действующей структуры управления по вертикальным и горизонтальным связям. Исходя из такой посылки А.Я. Кибанов подразделяет все функции управления на внешние, внутренние, главные, основные, вспомогательные, полезные, вредные, неестественные, дублирующие. Кибанов А.Я. Менеджмент - наука управления. М.: 1997.

Можно выделить следующие конкретные функции:

· Управление основным производством;

· Управление вспомогательным и обслуживающим производством;

· Управление трудом и заработной платой;

· Управление качеством продукции;

· Управление персоналом;

· Управления финансами;

· Управление маркетингом;

· Управление социальным развитием коллектива;

Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, регулирование, мотивацию, контроль, анализ и т. д.

Итак, существуют общие и специализированные функции управления. Общие функции управления - это планирование, организация, регулиров ание, мотивация, контроль и анализ. Специализированные функции классифицируются в зависимости от сферы управления.

Вопрос 2.ВИДЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Экономическую информацию принято подразделять, прежде всего,по следующим признакам:

· функциям управления ;

· месту возникновения (уровню управления).

Типичными функциями экономической информации являются следующие: планирование, нормирование, учет, анализ и регулирование.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Нормативно-справочная информация (НСИ) содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый большой и разнообразный вид информации. Объем ее занимает до 50-60 % от общего объема циркулирующей на фирме информации. Примером НСИ могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделий в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т. д.

Учет – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными, определение отклонений выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятия решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы .

Виды экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация – это информация поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации управленческих функций и задач управления.

Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы управления в другую.

Одна и та же информация может являться выходной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной – для подразделения ее вырабатывающего.

По стабильности :

переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе финансовых операций и хозяйственных фактов;

условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода (справочники, нормы и т.д.).

Для отнесения информации к тому или иному классу можно воспользоваться коэффициентом стабильности: ,

где V неи зм , V общ – соответственно объем информации (в символах, строках, байтах, битах и т. д.), который остается неизменным в течение некоторого периода, и общий объем информации. Принято считать, что при К ст > 0,5 информация является условно-постоянной. Например , в документе имеется 220 строк, среди которых 10 строк ежемесячно обновляется. Данный документ является условно-постоянным, так как его К ст = 0,95;

Кроме того, требуется выделять следующие виды информации:

Биржевая и финансовая информация – информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации служат биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Коммерческая ценность подобной информации обеспечивается за счет ее полноты, точности и оперативности.

Статистическая информация – числовая экономическая, демографическая и социальная информация, которая предоставляется органами статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т. п.

Коммерческая информация – адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т. п.). Источники данных – государственные и целый ряд негосударственных организаций, издающих различные подборки, каталоги.

Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм – информационных торговых посредников.

Политические, экономические, военные и другие подобные новости интересны представителям разных социальных групп, в частности предпринимателям.

Нормативные правовые акты, в том числе: общехозяйственные акты –гражданское, арбитражное, налоговое право; акты, регламентирующие отдельные виды деятельности; нормативные и рекоменду­ющие документы по стандартизации – необходимы экономистам, бухгалтерам, юристам и многим другим специалистам и иным пользователям.

Виды управленческой информации.

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяпственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения.

Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

по степени обновляемое™ (постоянная, переменная);

по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие (ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о конкуренте.

Информация о рынке.

цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;

доля на рынке и тенденции ее изменения;

рыночная политика и планы;

отношения с потребителями и репутация;

численность и размещение торговых агентов;

каналы, политика и методы сбыта;

Информация о производстве и продукции:

оценка качества и эффективности;

номенклатура изделий;

технология и оборудование;

уровень издержек;

производственные мощности;

размещение и размер производственных подразделений и складов;

способ упаковки;

доставка;

возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).

Информация об организационных особенностях и финансах:

определение лиц, принимающих ключевые решения;

философия лиц, принимающих ключевые решения;

финансовые условия и перспективы;

программы расширения и приобретений;

главные проблемы и возможности;

программа НИР.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Интересным представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным сотрудником без соответствующего наблюдения».

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место - мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

по обработке информации - на централизованные и децентрализованные;

степени охвата информацией - на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные - предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная - такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная - такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

4.1. Виды информации и требования к ней

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание такими сведениями помогает менеджеру ориентироваться в конкретных ситуациях и принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому управленческая деятельность должна начинаться со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента - совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Без информации невозможно определить точную цель менеджмента, оценить конкретную ситуацию, четко сформулировать проблему, принять рациональное управленческое решение и проконтролировать его своевременное выполнение. Владение информацией означает обладание реальной властью - нехватка информации, как и наличие ненужной, может дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа. Проведенные исследования выявили, что от 50 до 90% своего рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, приема посетителей, различных переговоров и т.п. Такие затраты времени в большинстве случаев необходимые, поскольку информация в настоящее время превратилась в важнейшее условие эффективной работы и перспективного развития любой организации.

Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач, пониманием этих задач работниками, уровнем опыта и образования последних. Чем они выше, тем меньше работники нуждаются в дополнительной и более подробной разнообразной информации. Организационно-практическая деятельность менеджера и аппарата управления в целом также во многом носит информационный характер, так как включает получение своевременной и точной информации для принятия управленческих решений и передачу информации о принятых решениях. Обеспечение принятия управленческих решений полной, надежной и своевременной информацией - центральная и наиболее сложная проблема организации управления на промышленных предприятиях. Таким образом, информацию можно рассматривать как средство достижения одной из главных целей деятельности предприятия - получения прибыли.

На предприятиях существуют следующие виды первичной информации:

· статистическая;

· оперативно-отчетная;

· планово-экономическая;

· бухгалтерская;

· финансовая;

· техническая;

· технологическая;

· правовая;

· конструкторская;

· ремонтная;

· справочная;

· по кадрам;

· по материально-техническому снабжению;

· по капитальному строительству;

· по новой технике;

· по нормированию и оплате труда.

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию. Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности предприятия. Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание рабочего дня, обеденные перерывы и т.п. Социальная информация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Эта информация включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива предприятия. Научно-техническая информация - совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства предприятием. Она включает различные схемы, чертежи, технические характеристики оборудования, планировки производственных и вспомогательных цехов, складских помещений и др.

По месту образования и направлению информационных потоков различают входящую, исходящую, внешнюю и внутреннюю информацию. Входящая информация включает сведения, поступающие на предприятие (документы, сопровождающие привозимое сырье и материалы, приказы и инструкции вышестоящих организаций, новые нормативные материалы). Исходящая информация включает сведения, поступающие от предприятия (различная реклама, заявки на поставку оборудования и сырья). Внешняя информация состоит из источников, характеризующих внешнюю среду (маркетинговые исследования, стоимость акций, расценки на услуги поставщиков). Внутренняя информация образуется на данном предприятии и используется исключительно на этом предприятии (карточки учета расхода материалов, наряды по оплате изготовленной продукции, различные технологические схемы).

По назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности предприятия, и отчетной, предназначенной для анализа итогов его деятельности.

По возможности применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных.

По полноте охвата объекта различают частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения, что позволяет принимать любые решения.

По степени применения информация бывает универсальной (пригодной для решения любых проблем), функциональной - для решения родственных проблем, индивидуализированной - содержит сведения только о данной проблеме.

По степени готовности для использования информация может быть первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего и ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения.

По роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую.

По степени значимости информацию делят на важную и желательную, без которой, в крайнем случае, можно обойтись.

По степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения.

По возможности закрепления и хранения выделяют нефиксированную информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксированную на носителях, хранящуюся практически бесконечно. В настоящее время существуют вещественные, магнитные и электронные носители.

По способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной.

По времени получения и периоду использования информация бывает оперативная, перспективная и прогнозная.

По степени конфиденциальности различают информацию для общего пользования, для служебного пользования, секретную, сверхсекретную особой важности, подлежащую разглашению через установленный срок. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

К информации в менеджменте предъявляются следующие требования:

· актуальность;

· ценность;

· полезность;

· краткость;

· четкость;

· однозначность формулировок;

· своевременность поступления;

· правильный отбор первичных сведений;

· непрерывность сбора и обработки сведений;

· точность и достоверность;

· оптимальность систематизации.

Каждое предприятие в процессе своей производственной деятельности накапливает определенный объем знаний, опыта и разнообразной информации, поступившей в его распоряжение в виде данных и преобразованных в соответствии с его нуждами и требованиями. Этот накопленный объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствующим образом и не использованы для какой-либо цели, они не являются информацией.

Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно сказать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на преодоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлением тех или иных действий.

Собранные данные и способы, используемые для их сбора, различаются в зависимости от конкретных целей на соответствующих предприятиях.

Основным носителем информации является документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов охватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводством.

Поступающую документацию на предприятиях регистрируют в специальных журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю предприятия или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для принятия решений по соответствующим вопросам. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. Ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение предприятия для подготовки ответа или разработки какого-либо внутреннего документа. Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется секретарем и фиксируется в специальном журнале. Оборот исходящей информации осуществляется на предприятиях по следующей процедуре. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом необходимо проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, дата, номер), наличия указанных в документе приложений, соответствующих виз, подписи руководителя, печати. На остающихся на предприятии копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи. Подписанные и соответствующим образом оформленные исходящие документы передают секретарю для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранятся в специальных делах в секретариате или в подразделениях, готовивших данный документ.

Процесс менеджмента можно рассматривать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации . На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления, которые доводятся до исполнителей в форме планов, нормативов, заданий, распоряжений. Процессы принятия управленческих решений также питаются информацией, и степень их обоснованности зависит от ее своевременности, полноты и достоверности.

Менеджер, как и любой работник аппарата управления, получив определенные данные, должен понять их содержание, оценить возможность их использования для решения соответствующих задач. Уяснение содержания полученных сведений требует привлечения запаса знаний работника, зависящих от уровня его квалификации, специальности, способностей, опыта работы. Запас таких знаний представлен понятиями, суждениями, связями между ними, размещенными в памяти конкретного работника, который воспринимает ту или иную информацию. Существует специальный термин для обозначения такого запаса знаний - «сокровище».

То, что непонятно для получателя, не является информацией, представляет собой семантический шум. Очевидно, что квалифицированный работник может извлечь из любого сообщения значительно больше информации, чем его коллега с меньшим запасом знаний.

Чтобы выяснить ценность определенного сообщения для конкретного получателя информации, надо иметь в виду еще один аспект сообщения - прагматику. Передающий соответствующую информацию должен учитывать, что получатель данного сообщения решает определенные задачи и оценивает это сообщение в плане влияния на результаты решения. При этом полезную информацию ему доставляет лишь та часть сообщения, которая способствует обоснованию принимаемых управленческих решений. Остальные данные - прагматический шум.

Таким образом, под информацией в менеджменте следует понимать новые знания и сведения, понятные и оцененные получателем как полезные для принятия управленческого решения. С целью получения полезной информации имеющиеся потоки данных должны пройти соответствующий трехслойный фильтр:

· физический канал связи с заданной пропускной способностью;

· «сокровищный» фильтр, в котором достигается понимание;

· прагматический фильтр, где оценивается полезность данных.

Каждый такой слой сохраняет определенную часть данных, исключая шумы. Пропускная способность органа управления тем ниже, чем больше возникает физического, «сокровищного» и прагматического шумов, или чем ниже уровень и надежность его технического оснащения, чем ниже квалификация управленческого персонала.

Из практики работы многих предприятий хорошо известно, что чем больше поступает в орган управления данных, не имеющих отношения к выполняемой работе, тем труднее своевременно принять эффективное управленческое решение.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Новосибирский государственный университет экономики и управления -«НИНХ»

Наименование специальности: Финансы и кредит

Кафедра: Экономической информатики

Контрольная работа

Учебная дисциплина: Информатика

Студент: Каргаполова Любовь Александровна

Ответы на тестовые вопросы

9 По функциям управления информация бывает:

a) плановая, учетная, оперативная;

b) промежуточная, результатная;

c) первичная, вторичная.

31 Что такое ярлык:

a) значок, обозначающий файл;

b) специальный значок, который обеспечивает быстрый доступ к объектам;

c) файл, запускающий программу на выполнение.

34 Что такое драйвер устройства:

a) устройство для управления принтером;

b) программа ОС для управления работой стандартными внешними устройствами;

c) программа, тестирующая основные блоки и устройства компьютера.

39 Компьютерным вирусом является...

a) программа проверки и лечения дисков;

b) любая программа, созданная на языках низкого уровня;

c) программа, скопированная с плохо отформатированной дискеты;

d) специальная программа небольшого размера, которая может приписывать себя к другим программам, она обладает способностью "размножаться".

60 В технических устройствах информацией являются:

a) сведения, сообщения из различных источников;

b) последовательность сигналов различной природы;

c) сведения, влияющие на принятие решений;

d) сведения, снимающие полностью или частично неопределенность знаний.

63 АЛУ - арифметико-логическое устройство входит в состав:

a) микропроцессора;

b) системного блока;

c) оперативной памяти.

76 Адрес абонента в Интернет может быть:

a) синхронный, асинхронный;

b) цифровой, аналоговый;

c) цифровой, доменный.

81 Локальная сеть - это:

a) компьютеры, работающие под управлением операционной системы;

b) персональный компьютер и присоединенные к нему кабелем принтер и сканер;

c) совокупность персональных компьютеров и других средств вычислительной техники, объединенных с помощью кабелей и сетевых адаптеров, и работающих под управлением сетевой операционной системы;

d) два персональных компьютера, соединенные между собой специальным кабелем, и работающие под управлением операционной системы.

96 Основным элементом БД в Excel является:

a) запись;

c) таблица.

111 Макрос - это:

a) кнопка;

b) формула;

c) порядок определенных команд.

Практическая работа

принтер логический база гистограмма

	Модели фирм производителей компьютеров	Доходы, млн. у. е. 2009г.	Доходы, млн. у. е. 2010г.	Торговая доля от продажи 2009г.	Торговая доля от продажи 2010г.	Оценка доли от продажи

Формулы для расчета:

Торговая доля от продажи = Доход каждой модели / Всего

Оценка доли от продажи определяется в зависимости от торговой доли от продажи:

· " равны", если доли от продажи 2009г. и 2010г. равны,

· "превышение", если доля от продажи 2010г. больше 2009г.,

· "уменьшение", если доля от продажи 2010г. меньше 2009г.

Для заполнения столбца используйте функцию ЕСЛИ.

2. Используя расширенный фильтр, сформировать список моделей фирм-производителей компьютеров, доходы от продаж которых и в 2009, и в 2010 годах, составляли бы больше 70 млн. у. е.

3. Используя функцию категории «Работа с базой данных» БСЧЕТ, подсчитать количество моделей фирм-производителей компьютеров, торговая доля от продажи которых меньше 30 %.

4. Построить объемную гистограмму доходов фирмы 2009-2010гг.

Список литературы

1. Компьютерные технологии обработки информации. Под ред. Назарова С. В. М., Финансы и статистика, 1995.

2. Учебник Информатика. 10-11 класс. Под редакцией профессора Макаровой Н.В. Издательство Питер, 1999.

3. Информатика. Практикум по технологии работы на компьютере. Под редакцией профессора Макаровой Н.В. Издание третье, переработанное. М., Финансы и статистика. 2002..

4. Основы современных компьютерных технологий. Учебник для высших и средних заведений под ред. Хомоненко А.Д. СПб. Корона принт,1998, 446с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Операционный блок микропроцессора, арифметические операции с целыми операндами. Пути увеличения производительности арифметико-логического устройства за счет параллельной обработки различных команд выполняемой программы. Сумматор частичных произведений.

контрольная работа , добавлен 05.09.2010


Формы представляемой информации. Основные типы используемой модели данных. Уровни информационных процессов. Поиск информации и поиск данных. Сетевое хранилище данных. Проблемы разработки и сопровождения хранилищ данных. Технологии обработки данных.

лекция , добавлен 19.08.2013


Анализ выбора цифрового сигнального процессора и структурной схемы устройства обработки информации. Расчет надежности устройства и производительности обмена данных, разработка ленточного графика. Обзор особенностей радиального и межмодульного интерфейса.

дипломная работа , добавлен 20.05.2012


Изучение основных структурных элементов компьютера - электронного устройства, которое выполняет операции ввода информации, хранения и ее обработки по определенной программе. Функции центрального процессора, запоминающего устройства, носителей информации.

реферат , добавлен 18.01.2012


Особенности управления информацией в экономике. Понятие и функции системы управления базами данных, использование стандартного реляционного языка запросов. Средства организации баз данных и работа с ними. Системы управления базами данных в экономике.

контрольная работа , добавлен 16.11.2010


Структурная схема компьютера. Основные характеристики процессора - устройства, предназначенного для обработки информации и управления процессом обработки. Способы хранения информации. Описание, назначение и принципы работы устройств ввода и вывода данных.

презентация , добавлен 20.07.2011


Устройства и этапы преобразования графической информации в цифровую: СУБД, MapInfo. Сканеры и их типы. Устройства отображения информации, принцип их работы. Преимущества и недостатки жидкокристаллических дисплеев. Системы управления базами данных.

контрольная работа , добавлен 28.02.2011


Общая характеристика и принципы деятельности интернет-магазина "World memory", реализующего устройства чтения и хранения информации для персональных компьютеров. Составление отчет по реализации товаром в МS Excel. Построение базы данных в среде МS Access.

контрольная работа , добавлен 22.12.2013


Представление графической информации в компьютере. Графические форматы и их преобразование. Назначение и функции Corel Draw и Adobe Photoshop. Практическое построение таблиц в MS Excel о доходах и расходах семьи за квартал, общий вид гистограммы.

контрольная работа , добавлен 27.04.2013


Разработка устройства последовательного сбора и обработки информации с последующим выводом. Выбор элементной базы. Расчет характеристик элементов функциональной схемы. Определение разрядности АЦП и количества бит, передаваемых в информационном кадре.